社会人になると、いろいろな人と会話をする機会が増えます。
上司、先輩、後輩、他部署の人、取引先、関係企業、お客さまなど…
新社会人にとっては、学生の頃身近にいた家族や友人と違って、なかなか思っていることが相手に通じないなと感じることは多いと思います。
よくある例として、先輩社員や上司に対して説明するときに、
「何言ってるかわからない。ちゃんとまとめてから話してくれ」
こんな風に言われることがありますが、こういわれると結構傷つきますよね？
また、上司や先輩社員の方も、新入社員や後輩社員に対して話が伝わらないな…と悩んでいる人もいると思います。
そんな方にちょっとした意識で相手に話が伝わりやすくなる方法をお伝えします。
今回の記事はこんな人におすすめです。
- 新入社員教育をしてるけど、言っていることの意味が伝わらない
- 上司に報告するときに、言いたいことが伝わらずイライラさせてしまう
- お客さまに何を言ってるかわからないとよく言われる
特別なテクニックや知識は必要ないので、誰でも実践しやすいと思います。
ぜひ身構えずに、気楽に読んでみてください。
あなたの話が伝わらない理由
まずはじめに話が伝わらない理由を考えてみましょう。
話が伝わらない理由はいくつかありますが、ここでは一部をピックアップして紹介します。
自分で意識して変えられることもあれば、相手次第で変えられないこともあります。
理由を知ることで、自分が全て悪いわけでもないと思え、心に余裕も生まれるので、ぜひ読んでみてくださいね。
相手が話を聞く気がない
まずは相手が話を聞く気がない場合。
これは、相手が別の作業をしていたり、あなたを毛嫌いして聞く気がなかったりと、いろいろな理由が考えられます。
- 別の作業をしていて聞く気がない
- 興味のなさそうな話だから、適当に流そうとしている
- めちゃくちゃ嫌ってるから、話も聞きたくない
これ、結構職場でもありがちな光景じゃないでしょうか？
「仕事なので、ちゃんと話くらい聞いてよ…」
と思う人もいると思いますが、結構個人的な気持ちで、話を聞いたり聞かなかったりしている人は多いです。
別の作業をしているのであれば、あなたにも対応のしようがありますが、何もしていないのに毛嫌いされているとどうしようもありません。
後に紹介する、あなた側にできることだけやるようにしましょう。
相手の理解力がない
相手の理解力がないと話は伝わりません。
普通の小学生に税金の知識を説明しても、理解力が足りていないので、難しすぎます。
相手の理解力は簡単に自分でどうこうできることではありません。
ただ、よくあるのが、自分にとっては簡単でよく分かっていることでも、相手は全くその分野の知識がないことがあります。
そもそもある程度の前提知識が相手にあるのか、観察しましょう。
これから話する件の、どこまで理解できているのか、この配慮をするだけで、相手の理解力は格段に上がります。
話の途中途中で、相手のリアクションを見つつ、わからない点がないか聞いてあげるのもいいですね。
前提知識があるのかを意識しつつ、後に紹介する方法も試してみてください。
話の内容が整理できていない
これはあなたが説明するときに、内容が整理されていないことによる理由です。
厳しいようですが、これはあなた側の問題のため、あなたで何とかしましょう。
話の内容が整理できていない状態で上司や先輩に話をすると、何言ってるかわからないと言われる可能性は非常に高いです。
論理的に考えることで、内容も整理できるようになりますが、一朝一夕で身につくものではありません。
こればかりは少しずつ、勉強して、話の内容を整理するスキルを身につけていきましょう。
ようやくスキルを身につけるならこちらの本がおすすめです↓
ポチップ伝わる話し方をしていない
伝わる話し方をしていないのも、あなた側の問題です。
伝わる話し方というのは、学生時代からある程度身についている人もいます。
学生時代生徒会やサークルのリーダーをやっていた人などは、人前で話す機会も多く、伝わる話し方を自然に身についている人が多いです。
ただ、人前に立ったり、話をするのが苦手なまま社会人になって仕事をしている人も多いでしょう。
そういった人も、後天的に伝え方のスキルを身につける方法はあります。
- 話し方が上手な人の観察をする
- YouTubeで話し方の勉強をする
- 本を読んで知識を深める
- 小さくてもできることから実践してみる
これらのことでを実践してみることで、少しずつ伝わる話し方を身につけられます。
私も伝えるのは非常に苦手で、何言っているのかわからないとよく言われますが、勉強していくことでマシにはなってきています。
弱点を克服する必要まではありませんが、最低限の伝え方を身につけるだけで、仕事をしやすくなるので身につけておいて損はないでしょう。
話をするときに意識してほしいこと
先ほど紹介した伝わらない理由には自分で意識して変えられることと、変えられないことがあります。
例えば、
「相手の理解力がない」
自分がどんなに伝え方を気を付けても一定以上の理解力がないと、完全に伝えることは難しいです。
これは自分ではどうしようもありません。
ちなみに、私も理解力がある方ではないので、よく相手を困らせています…。
また、ある程度のテクニックを身につけないと解決できないことがあります。
例えば、「伝わる話し方をしていない」
伝え方については、たくさんの書籍が出版されており、それらを読んだとしても一朝一夕で身に着けることは大変です。
ここからはそれらは除いて、ちょっとした意識だけで伝わりやすくなる方法を紹介していきます。
相手に伝わる言葉を使う
「え、そんなの当たり前じゃん…」
と思っている人多いと思いますが、実際にできている人は案外少ないです。
例えばこの説明。
「ブログの開設方法？レンタルサーバー契約して、ドメイン取得、WordPressインストールして、あとは各種設定すればいいよ。」
既にブログを作っている人や、Webサイト作成をしたことがある人ならこの説明でもわかると思います。
ただブログ経験も全くないような人だと、全くわからないですよね。
レンタルサーバー？ドメイン？WordPress？
言葉がわからないとまず理解できません。
まず「そもそもこの言葉は相手がわかるのか？」を考えることが大切です。
これは上司や先輩社員が新入社員に教えるときや、会社外の人に説明するときに特に意識してほしいです。
新入社員や会社外の人に対して専門用語を使ってもほとんどわからないです。
わからない言葉を次から次へと使われると、理解はとても追いつきません。
あとでわからないことは聞くように言っても、まず何を言っているのかすらもわからないので、何を聞けばいいかもわかりません。
ここはまず話を伝える側が、「相手の知識はどの程度あるのか」を考えて、話が難しいと感じているようなら、もう少し伝わる言葉を選ぶことを意識しましょう。
これは少し意識するだけで変えられるので、ぜひ意識してみてください。
言葉に頼りすぎない
言葉だけじゃなく、他の力も借りましょう。
電話越しなら声だけですが、対面で話するときは全身見えており、言葉だけで説明する必要はありません。
言葉以外に使えるものはなんでも使いましょう。
おすすめはジェスチャーと簡単な図。
ジェスチャーは身振りで雰囲気を出していきましょう。
外国人と話す時に、言葉が通じなくてもジェスチャーと雰囲気で何となく伝えることができますよね。
また、簡単な図を書くこともおすすめです。
何もきれいに書く必要はありません。
例えば、こともが泣いているときに理由がわかった時の対処法分岐を書いてみます。
すごく適当な図ですが、文字だけで見るよりはずっと理解しやすいですよね。
手書きでも何でもいいので図を書くことはおすすめです。
相手は話を聞ける状況にあるか考える
「話を聞ける状況にあるか？どんな時でも話聞くだけならできるでしょ」
と簡単に考えてはいけません。
仕事が落ち着いていて余裕がある人は話を聞いてくれる可能性は高いです。
ただ、極端な話「100mを全力で走っている人」に話しかけても、まともに話は聞けません。
相手が話をまともに聞く気がない状態で話をしても、意識が話に向いていないので、相手の理解力は低下しています。
それに加えて、機嫌も良くないことが多いので、さんざん話した後に
「後で話してくれ」
と言われることも…
一時的に忙しそうなら少し後で話を持っていく、空いている時間を見つけて声をかけるなど相手の状況を見て判断してみましょう。
ただ上司や先輩社員は常に、
「話を聞ける状態じゃない」
と新入社員や後輩社員に思われると、話かけづらくなります。
態度で察知されてしまうので、ある程度後輩の立場や気持ちを考えつつ、話しかけやすい環境を作っていくのも先輩や上司の役目です。
ここは意識をしていかないと、
「聞きたくても話を聞けない」
という状態になるので、注意するようにしましょう。
まとめ
今回は話が伝わってないなと思ったときに、ちょっとした意識で伝わる方法を紹介しました。
特別なスキルはなくとも、頭の片隅に入れておくだけで、明日からでも意識できるテクニックなので、ぜひ実践してみてください。
また、今回紹介した方法以外にも話を伝えるための方法はたくさんあるので、ぜひ勉強してみてください。
伝え方は、一度身につけると、一生役立つスキルとなります。
苦労して身につけた経験もスキルも、必ず役に立つので、可能であれば若い時に身につけておきたいですね。
この記事を読んだ方に少しでも役に立ったと思っていただけると嬉しいです。
【伝える力を磨きたい人へ】
ポチップこちらの本なら、Kindle Unlimitedで読み放題となっています。
Kindle Unlimitedは最初の３０日間は無料、その後も月額９８０円で２００万冊以上の本が読み放題となっています。
私も利用しているおすすめのサブスクなので、ぜひ未登録の方は登録してみてください。
また、読書するなら電子書籍端末がおすすめです。
私のおすすめはKindle Paperwhiteです。
目に優しく、読書に集中できる電子書籍端末のため、読書に集中したい方はぜひ購入してみてください。
ポチップ
